Vero Förderportal

Anleitung und Frequently Asked Questions

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Inhalt

Account

Meine Organisation 

Antrag

Controlling 

Bewilligung und Mittelabruf

Verwendungsnachweis

Teilnehmendenliste

Vorzeitiger Maßnahmenbeginn

Evaluation (Vorschau)

Geplante Weiterentwicklungen (Vorschau)

Weiterleitungsvertrag

Offene Fragen

Fragen und Antworten

Account

Meine Organisation 

Kann ich mit meinem persönlichen Account Zugriff auf mehrere Landesorganisationen haben, weil ich in der Bearbeitung der Anträge involviert bin?

Durch die Beziehung „Mitarbeiter von“ können Antragstellende auch mehreren Landesorganisationen zugeordnet werden. Die Zurodnung erfolgt durch den Bundesarbeitskreis.

Dadurch erhalten die Antragstellenden Zugriff auf die Anträge der zugeordneten Organisationen. Wenn ein neuer Antrag gestellt wird, gibt es bei der antragstellenden Organisation ein entsprechendes Auswahlfeld.

Meine Organisation 

Wo sehe ich, welche Angaben zu meiner Organisation in Vero hinterlegt sind?

Über das Symbol „Mein Konto“ in der Menüleiste rechts oben gelangt man zur Kontoübersicht der eingeloggten antragstellenden Person. Dort sind neben der mit dem Konto verknüpften E-Mailadresse „Angemeldet als“) unter „Meine Organisation“ die Daten einsehbar, die im Rahmen der Förderung und für die Erstellung der Dokumente genutzt werden, wie IBAN der Organisation, zeichnungsberechtigte Personen und Jugendbildungsreferent*innen. 

Änderungen bitte per E-Mail an vero@arbeitundleben.de melden.

Antrag

Wie stelle ich einen neuen Antrag für eine Sonstige Aktivität oder eine internationale Maßnahme?

  1. Schritt: Auswahl des Förderprogramms aus den verfügbaren Förderprogrammen.
  2. Schritt: Antrag erfassen, erfasste Daten "Speichern" oder einreichen "Beantragen".

In jeder Antragsrunde (Haushaltsjahr) werden die eingereichten Einzelanträge bei den Sonstigen Aktivitäten und den internationalen Maßnahmen auf ihre Förderfähigkeit hin geprüft und in einem Förderfall zusammengefasst bewilligt. Den Landesorganisationen wird auf Grundlage der geprüften Anträge ein Budget zur Durchführung mit einem Weiterleitungsvertrag zugewiesen.

Vorschau: Perspektivisch wird es auch möglich sein, Anträge aus alten Antragsrunden zu kopieren.

Wie stelle ich einen neuen Antrag für einen Kurs?

Bei der Auswahl der Förderprogramme wird das Programm KJP Politische Jugendbildung Kurse ausgewählt und zunächst ein Sammelantrag pro Antragsrunde/ Haushaltsjahr für die Landesorganisation gespeichert.

Es öffnet sich die Listenansicht der Kurse eines Sammelantrags. Mit "Kurs hinzufügen" öffnet sich das Antragsformular für den ersten Kurs. Nach Eingabe der erforderlichen Daten kann der Kurs gespeichert werden.

Bei Sammelanträgen kann mit "Speichern und neu" das Formular für die Kurserfassung direkt neu geladen werden, um den Vorgang zu beschleunigen.

Zusätzlich kann mit der Funktion "Speichern und Kopieren" das Formular mit den zuletzt gespeicherten Werten für die Erfassung gleicher oder ähnlicher Kurse neu geladen werden (Perspektivisch soll/wird es auch möglich sein, Kurse aus alten Antragsrunden zu kopieren).

Sobald alle Kursanträge erfasst sind, wird der Sammeleintrag über die Listenansicht beantragt und zur Prüfung eingereicht.

Über die Kachel „Meine Sammelanträge“ kann der Sammelantrag weiterbearbeitet und es können neue Kurse hinzugefügt werden. Bitte nicht erneut über die Kachel "Neuen Antrag stellen" gehen, um einen weiteren Kurs in der gleichen Antragsrunde zu erfassen, denn dadurch würde ein eigener neuer Sammelantrag angelegt werden.

Die einzelnen Kurse werden vom Bundesarbeitskreis auf die Förderfähigkeit hin geprüft. Für den Sammelantrag wird den Landesorganisationen auf Grundlage der geprüften Kurse ein Budget zur Durchführung mit einem Weiterleitungsvertrag zugewiesen.

Selbstverständlich sind, wie bisher, auch weiterhin später eingetragene Kurse abrechnungsfähig, sofern sie förderfähig sind. Im Sammelantrag können jederzeit Kurse hinzugefügt werden und einzelne Kurse überarbeitet werden. Neueintragungen werden immer dann geprüft, wenn der Gesamtantrag erstmalig oder wieder beantragt wird. Deswegen nicht vergessen, den Sammelantrag nach Ergänzungen neu zu beantragen.

Wie stelle ich einen neuen Antrag für eine Kleinaktivität?

Bitte vorerst das Programm Sonstige Aktivitäten auswählen und das Formular zur Beantragung der Kleinaktivität verwenden. Es ist zu beachten, dass Kleinaktivitäten im Rahmen der Fehlbedarfsfinanzierung mit max. 1000 Euro gefördert werden können und mindestens 10% der Gesamtausgaben aus Eigenmitteln zu decken sind.

Bis wann kann ich Anträge stellen?

Bitte die Planungen und Anträge für die Bereiche Kurse, virtuelle Seminare (SoA) und internationale Begegnungen in der längerfristigen Förderung bis 31.01. eintragen und beantragen.

Die Mittelzuweisung erfolgt, sobald der Fördermittelbescheid des Ministeriums vorliegt und der Verteiler auf der Frühjahrstagung der Geschäftsführenden abgestimmt wurde. Ab diesem Zeitpunkt können Mittelabrufe und Verwendungsnachweise für förderfähig geprüfte Vorhaben erstellt werden.

Selbstverständlich sind, wie bisher, auch weiterhin später eingetragene Kurse abrechnungsfähig, sofern sie förderfähig sind. Im Sammelantrag können jederzeit Kurse hinzugefügt werden und einzelne Kurse überarbeitet werden. Neueintragungen werden immer dann geprüft, wenn der Gesamtantrag erstmalig oder wieder beantragt wird.

Bei neuen Sonstigen Aktivitäten oder Internationalen Begegnungen ist eine Antragstellung und -prüfung immer vor Beginn der Maßnahme notwendig. Auch hier kann aufgrund der Haushaltslage meist nicht die komplette Antragssumme bewilligt werden. Innerhalb des zugewiesenen Budgets können förderfähig geprüfte Maßnahmen flexibel abgerechnet werden.

Muss ich bei jedem Kurs schon das tatsächlich benötigte Budget eintragen?

Bei der möglichen Förderung errechnet die Datenbank die höchstmögliche Förderung.

Wenn absehbar ist, dass weniger Budget benötigt wird, kann der benötigte Zuschuss eingetragen werden. Wenn dort kein Eintrag erfolgt, wird automatisch der maximale Zuschuss beantragt und es muss dort nichts ausgefüllt werden.

Wo finde ich die einzelnen Kurse meines Sammelantrages?

Die Kachel „Meine Sammelanträge“ führt zur Listenansicht der Sammelanträge. Durch das Öffenen eines Sammelantrages wird die Listenansicht der Kurse eines Sammelantrags erreicht. Hier kann der Sammelantrag gelöscht werden und es können neue Kurse zu einem bestehenden Antrag hinzugefügt werden. Wenn alle Kurse vollständig erfasst sind, muss der Sammelantrag beantragt werden. Daraufhin werden die einzelnen Kurse vom Bundesarbeitkreis auf ihre Förderfähigkeit hin geprüft.

Muss ein Einzelantrag unterschrieben werden?

Bei den Internationalen Maßnahmen und Sonstigen Aktivitäten muss über die Aktion "Unterschriftsblatt Antrag erstellen" das Unterschriftsblatt erzeugt werden. Dies ist nach (digitaler) Unterzeichnung durch eine zeichnungsberechtigte Person im Reiter Dokumente im Antrag hochzuladen. Bei den Kursen ist das Unterschriftsblatt erst beim Verwendungsnachweis erforderlich.

Welche Aktionen sind bei den verschiedenen Statusmeldungen eines Antrages möglich?

Bei den Sonstigen Aktivitäten und Internationalen Maßnahmen gibt es folgende mögliche Aktionen:

  • bestehenden Antrag öffnen
  • wenn Status neu oder Entwurf: bearbeiten möglich (den Status "Entwurf" haben Anträge, die beantragt, aber noch nicht geprüft wurden oder sich wieder in Bearbeitung befinden. Im Status "Neu" befinden sich Anträge nach Erstellung bis sie beantragt werden. Danach kann ein Antrag nicht mehr in diesen Status zurückkehren)
  • wenn beantragt: Änderung beantragen und zurückziehen möglich
  • wenn zurückgezogen oder eingereicht: nur Ansicht
  • wenn bewilligt: Überarbeitung beantragen möglich
  • Historie des Antrags mit evt. Kommentaren der Prüfer*innen anzeigen ("Verlauf anzeigen" über die Aktionen in der Antragsübersicht).

Aktivitäten werden angelegt, um

  • Statusänderungen aufzuzeichnen (dabei kann zusätzlich ein Kommentar eingegeben werden)
  • Antragsbewertungen aufzuzeichnen (zusätzlich Kommentar)
  • Kommentare ohne sonstige Aktion aufzuzeichnen

Bei den Kursen gibt es folgende mögliche Aktionen:

  • zunächst wird ein Sammelantrag angelegt und muss gespeichert werden
  • dann können Kurse hinzugefügt werden
  • Kurs hinzufügen: Entwurfsstatus: "Speichern und neu" um einen weiteren Kurs anzulegen, "Speichern und kopieren" um die eingegebenen Daten in ein neues Formular zu übernehmen, Speichern
  • laufende Sammelanträge verwalten: bestehenden Sammelantrag öffnen
  • wenn Status des einzelnen Kurses neu, Entwurf: Öffnen zur Bearbeitung; Speichern und Löschen
  • wenn alle Daten zur Kursplanung eingegeben sind: Sammelantrag beantragen
  • wenn beantragt: Bearbeitung ist weiter möglich und zurückziehen möglich; nach der Bearbeitung erneut speichern und Sammelantrag erneut beantragen, damit der überarbeitete Kurs wieder im Status beantragt ist
  • wenn zurückgezogen: nur Ansicht
  • Sobald in Prüfung: nur Ansicht
  • Sobald förderfähig: Bearbeitung wieder möglich, solange der Titel und die Kurzbeschreibung unverändert bleibt und die beantragte Summe aller Anträge nicht die im Förderfall bewilligte Summe übersteigt.

Eine Änderung, die dazu führt, dass das im Förderfall bewilligte Budget überstiegen wird, hat als Konsequenz, dass der Kurs erneut geprüft werden muss (Statusübergang "Überprüfung" zu "Änderungsprüfung beantragt"). Damit ist es grundsätzlich möglich, das zugewiesene Budget zu überplanen, ggf. gibt es später eine Nachbewilligung, und Maßnahmen aus der Überplanung können abgerechnet werden.

Wenn eine prüfende Person einen Kurs-Antrag während der Prüfung zur Überarbeitung an die antragstellende Person zurückgibt, kann diese erst bearbeiten, wenn die Prüfung aller anderen Kurse im Förderfall beendet ist. Hintergrund: Es könnten budgetrelevante Änderungen vorgenommen werden, die sich auf die Bewilligung auswirken würden. Nachdem die Prüfung beendet ist (fachlich, rechnerisch) und die restlichen Kurse angenommen und förderfähig bewilligt wurden, kann die antragstellende Person den zur Überarbeitung zurückgegebenen Antrag entsprechend überarbeiten. Anschließend muss der Sammelantrag unbedingt erneut beantragt werden, damit der Kurs erneut geprüft werden kann und den Status "In Überarbeitung" wieder verlässt. 

Neben der Aktion "Kurs öffnen" kann aus der Antragsliste heraus die Historie des Antrags über die Aktion "Verlauf anzeigen" angezeigt werden mit evt. Kommentaren der Prüfer*innen.

Sobald ein Antrag förderfähig geprüft ist, kann über die Aktionen ein Verwendungsnachweis erstellt werden.

Über die Aktionen ist es zudem möglich, Antragsbezogene Dokumente wie Teilnehmendenlisten und Unterschriftsseiten zu erzeugen.

Was mache ich, wenn der Kurszeitraum noch nicht bekannt ist?

Das Formular zwingt dazu, einen konkreten Zeitraum oder einzelne Tage einzugeben, an denen ein Kurs stattfinden soll. Ich weiß zum Zeitpunkt der Planung aber noch gar nicht, an welchen Terminen ich welches Seminar stattfinden lassen kann. Wie gehe ich dann vor?

Da die Rechenlogik der Programmtage und die Förderung bei den Kursen an einem konkreten Zeitraum hängen, muss bei jedem Kurs immer ein geplanter Zeitraum eingetragen werden, welcher der voraussichtlichen Länge des Kurses entspricht. Es ist kein Änderungsantrag notwendig, wenn Änderungen eintreten, das tatsächliche Datum kann, sobald es feststeht, einfach überschrieben werden. Damit gilt im Bereich der Kursförderung weiterhin größtmögliche Flexibilität im Rahmen des zugewiesenen Maßnahmenbudgets. Gleichzeitig gewährleistet die Datenbank dadurch die eigene Projektplanung und das Budget-Controllings innerhalb der LAGen und erinnert an Fristen und Aufgaben.

Kann ich die Anträge in der Ansicht der Kachel „Meine Förderanträge. Laufende Förderanträge verwalten“ nach Förderprogrammen filtern?

Das Suchfeld in der Ansicht „Meine Förderanträge“ erlaubt es, die Anträge nach bestimmten Förderprogrammen zu filtern. Es werden nach dem Anwenden alle Anträge angezeigt, deren Förderprogramm die in das Feld eingetragene Zeichenkette enthalten (ohne Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung). Eine Filteroption ist in Planung.

Was passiert, wenn sich nach dem Beantragen eines Antrages Änderungen ergeben?

Wenn Änderungen finanzielle Auswirkungen haben, muss bei den Sonstigen Aktivitäten und internationalen Begegnungen ein Änderungsantrag gestellt werden. Dies kann im Antrag erfolgen, wenn die Prüfung beendet ist. Der Änderungsantrag muss vom Bundesarbeitskreis angenommen werden. Daruafhin wird der Antrag wieder in den Entwurfsstatus zurückversetzt, kann überarbeitet werden, wird anschließend neu beantragt und erneut geprüft. Bei den Kursen ist die Überarbeitung flexibel und eine Bearbeitung ohne Änderungsantrag möglich, allerdings nicht während dem Status „In Prüfung“. Alle anderen Änderungen inhaltlicher Art werden mit dem Verwendungsnachweis mitgeteilt.

Was ist mit „Vereinbarter Leistung“ bei Honoraren gemeint?

Damit ist die Leistung gemeint, die die honorarempfangende Person erbringen soll, Moderation, Teamer*in, Referent*in, Dolmetscher*in etc. Dies könnte bei einer Sonstigen Aktivität auch beispielsweise der Schnitt eines Podcasts o. ä. sein.

Muss jede honorarempfangende Person einzeln eingetragen werden?

Ja, denn bei der Abrechnung werden die einzelnen Posten wieder benötigt, zudem ist nur dadurch die Berechnungsgrundlage und Qualifikation nachvollziehbar.

„An Teilnehmer*innen erstattete Fahrtkosten in EUR" - Warum wird das im Antrag der internationalen Begegnungen abgefragt?

Es kann vorkommen, dass die TN selbstständig anreisen werden oder Fahrtkosten zur Anreise an einen Sammelort erstattet werden sollen. In diesem Fall ist dies im Antrag mitzukalkulieren.

Was bedeuten die Antragsnummern?

Im System werden Einzelanträge und Förderfälle unterschieden. Jeder Antrag hat eine Antragsnummer. Diese setzt sich zusammen aus dem Haushaltsjahr, der Abkürzung des Förderformats, der laufenden Nummer des Förderfalls und der laufenden Nummer des Antrages.

Mehrere Anträge in einer Antragsrunde des gleichen Förderformats innerhalb des Förderprogramms werden in einem Förderfall zusammengefasst. Bei den Kursen ist der Förderfall gleichbedeutend mit dem Sammelantrag. Der Bezeichner des Förderfalls ist in jeder Antragsnummer enthalten. Er setzt sich zusammen aus dem Haushaltsjahr, der Abkürzung des Förderformats und der laufenden Nummer des Förderfalls.

Hintergrund: Neue Anträge einer antragstellenden Person werden immer einem bestehenden "Förderfall" zugeordnet, wenn schon ein offener Förderfall im betreffenden Förderprogramm besteht; wenn alle Anträge eines Falls abgelehnt wurden, wird dieser geschlossen, bei weiteren Anträgen entsteht ein neuer Förderfall.

Geplant ist die Ergänzung eines internen Bezeichners. Der interne Bezeichner ermöglicht es, eine eigene interne Nummerierung der Landesorganisation in Freitextfeldern zu ergänzen.

Muss beim Kurstitel auch weiterhin die LAG mit bspw. „AL TH“ mitangegeben werden?

Nein, in der Datenbank sind alle Seminare eindeutig der antragstellenden LAG zugeordnet.

Wie sehe ich, ob ein Antrag erfolgreich gespeichert oder zwischengespeichert wurde?

Ein Antrag wird nur gespeichert, wenn die Seite neu lädt und in einem Balken der Hinweis "Gespeichert" angezeigt wird. Wenn einer der drei Buttons nur rot hinterlegt ist, zeigt dies nur die Auswahl des Buttons an. Wenn beim Anklicken der Buttons nichts passiert, sind noch nicht Pflichangaben in allen Reitern des Antrages oben links ausgefüllt worden.

Welche Angaben sind für eine Zwischenspeicherung zwingend erforderlich?

Die Formulare auf Vero haben einige Pflichtfelder, die mit einem Stern gekennzeichnet sind. Die Informationen sind relevant für die Förderung oder die statistsiche Auswertung. Dabei gibt es zwei verschiedene Pflichtfelder. 

Der rote Stern gibt an, wenn ein Formularfeld in der Formulardefinition tatsächlich als Pflichtfeld markiert ist, das Formular also erst gar nicht abgesendet werden kann, wenn kein Wert eingetragen ist. Bei den Sternchen in der Farbe der Feldbezeichner kann das Formular ohne Wert gespeichert werden. Erst bei Beantragung zur Prüfung schlägt die Validierung fehl, wenn kein Wert eingegeben wurde.

Controlling 

Wie nutze ich die Datenbank zur Projektplanung und zum Controlling?

Um ein möglichst genaues Controlling zu gewährleisten, muss die Kursplanung mindestens monatlich upgedatet werden, sofern Veränderungen oder Konkretisierungen eintreten. Dadurch hat die Datenbank immer die Maßnahmenzeiträume im Blick und erinnert an Fristen und Aufgaben. Vor Erstellen des Verwendungsnachweises ist es erforderlich, die Grunddaten im Antrag zu aktualisieren, damit das Controlling der Mittelauslastung aktuell bleibt. Sobald der Verwendungsnachweis erstellt wird, ist keine Änderung des Antrages mehr möglich. Die Daten werden in den Verwendungsnachweis übernommen.

Bewilligung und Mittelabruf

Wo finde ich meine Bewilligungen?

Über die Kachel „Weiterleitungsverträge“ gelange ich zu den Bewilligungen mitsamt den zugehörigen Weiterleitungsverträgen. Diese werden nach Prüfung der Anträge und Sammelanträge für jede Förderlinie ausgestellt.

Mögliche Aktionen:

  • das zugehörige Vertragsdokument herunterladen
  • einen Mittelabruf erstellen
  • vorhandene Mittelabrufe anzeigen

Wann erfolgt die Bewilligung?

Die Mittelzuweisung erfolgt, sobald der Fördermittelbescheid des Ministeriums vorliegt und der Verteiler auf der Frühjahrstagung der Geschäftsführenden abgestimmt wurde. Ab diesem Zeitpunkt können Mittelabrufe und Verwendungsnachweise für förderfähig geprüfte Vorhaben erstellt werden. Die 6-Wochen-Frist für die Verausgabung der Mittel und Abrechnung der Maßnahmen nach Durchführung ist zu beachten. Mittelabrufe für internationale Begegnungen sind jederzeit möglich, für die Kurse und Sonstigen Aktivitäten erfolgen diese wie gehabt quartalsweise in der Mitte des Quartals.

Wie stelle ich einen Mittelabruf?

Über die Kachel „Weiterleitungsverträge“ gelange ich zu den Bewilligungen mitsamt den zugehörigen Weiterleitungsverträgen. Diese werden nach Prüfung der Anträge und Sammelanträge für jede Förderlinie ausgestellt.

Mögliche Aktionen:

  • das zugehörige Vertragsdokument herunterladen
  • einen Mittelabruf erstellen
  • vorhandene Mittelabrufe anzeigen

Für die Kurse werden die Mittelabrufe zur Mitte des jeweiligen Quartals gestellt. Für SoA und internationale Maßnahmen kann jederzeit bei Mittelbedarf ein Mittelabruf gestellt werden. Die 6-Wochen-Frist zur Verausgabung der abgerufenen Mittel ist zu beachten.

Verwendungsnachweis

Wann können der Sachbericht und der Verwendungsnachweis erstellt werden?

Der Sachbericht ist Teil des Abrechnungsprozesses, d. h. die Bearbeitung des Sachberichts ist immer dann möglich, wenn auch Belege bearbeitbar sind. Dies ist der Fall, sobald ein Antrag als „förderfähig“ geprüft wurde. 

Falls ein nachträglich eingetragener Kurs noch nicht förderfähig ist (Status des Kurses „Entwurf“ und „Neu“), kann dies daran liegen, dass der Sammelantrag nicht erneut eingereicht wurde und der Antrag den Prüfer*innen noch nicht zur Prüfung vorgelegt wurde. Solange der Status „beantragt“ ist, wurde die Prüfung noch nicht gestartet.

Können unterschiedliche Personen den Sachbericht ausfüllen und die Belege hochladen?

Ja das ist möglich. Lediglich die Pflichtangaben, die zum Speichern des Antrages und zur Berechnung der Förderhöchstsumme unbedingt erforderlich sind, müssen immer vor einer Speicherung angegeben werden. Dazu müssen Daten bei den Grundangaben ausgefüllt sein. Felder zu der Zusammensetzung der Teilnehmendengruppe(n) sind verpflichtend, damit später alle Maßnahmen statistisch auswertbar sind.

Was bedeuten die verschiedenen Status im Verwendungsnachweis und welche Aktionen sind jeweils möglich?

Sobald ein Verwendungsnachweis bei einem förderfähigen Antrag erstellt wird, hat er den Status „Entwurf“. Dort ist eine Bearbeitung und Speicherung durch die Antragstellenden möglich. Sobald alle Angaben vollständig sind und die erforderlichen Dokumente hochgeladen wurden, wird der Antrag über den Button „Prüfung beantragen“ eingereicht.

Im Status „Prüfung beantragt“ und „In Prüfung“ sind keine Änderungen durch Antragsteller*innen möglich, aber Wechsel in andere Status. Änderungen sind nur durch Prüfer*innen möglich.

Sollte sich in der Prüfung ein Überarbeitungsbedarf für die Antragstellenden ergeben, weil beispielsweise Nachweise oder Dokumente fehlen, wird eine Überarbeitung angefordert („Änderung verlangen“). Wird eine Überarbeitung angefordert wird das Ergebnis sowohl der inhaltlichen als auch der rechnerischen Prüfung zurückgesetzt.

Im rechnerischen Prüfprozess werden die einzelnen Belege geprüft und die Beträge der einzelnen Belege werden anerkannt.

Nach erfolgreicher Prüfung wird der Verwendungsnachweis durch die Prüfenden angenommen und fließt in der Abrechnung der Fördermittel im Förderfall ein. Der Antrag erhält den Status „Vollständig“

Ist die Prüfung eines Antrages nicht erfolgreich, bspw. weil die Maßnahme inhaltlich nicht förderfähig ist, erhält der Verwendungsnachweis den Status „Abgelehnt“.

Was wird in der Antragshistorie beim Verwendungsnachweis aufgezeichnet?

Statusänderungen und somit auch die erfolgten Prüfungen werden in den Verwendungsnachweisen in der Antragshistorie aufgezeichnet. Ebenso werden wie bei den Anträgen externe Kommentare für die Antragstellenden in der Historie angezeigt. Diese können ausgeblendet werden.

Kann ich einen Antrag noch aktualisieren, wenn der Verwendungsnachweis gestartet wurde?

Ein Antrag ist nicht mehr bearbeitbar, sobald eine Abrechnung begonnen wurde. Antragstellende müssen bei Kursen vor dem Start der Abrechnung ggf. noch einmal die Grunddaten auf Basis der durchgeführten Veranstaltung aktualisieren, damit ihr Kurscontrolling aktuell bleibt.

Was ist der Unterschied bei den Farben der Sternchen bei Pflichtangaben im Verwendungsnachweis?

Pflichtangaben in Formularen werden mit Sternchen gekennzeichnet. Rot sind sie, wenn ein Formularfeld in der Formulardefinition tatsächlich, als Pflichtfeld markiert ist, das Formular also erst gar nicht abgesendet werden kann, wenn kein Wert eingetragen ist. Bei den Sternchen in der Farbe der Feldbezeichner kann das Formular ohne Wert gespeichert werden. Erst bei Beantragung zur Prüfung schlägt die Validierung fehl, wenn kein Wert eingegeben wurde. Dies ermöglicht es, dass unterschiedliche Personen, die zum Verwendungsnachweis beitragen, ihren Arbeitsstand zwischenspeichern können.

Kann bei einer Abrechnung mehr abgerechnet werden, als die Summe der maximal errechneten Festbeträge oder der bewilligten Fehlbedarf?

Das ist grundsätzlich möglich, damit ggf. bei Fehlern zu den Teilnehmenden oder Tagen bzw. rechnerischen Fehlern mit weiteren Einnahmen später der Förderbetrag nicht aufgrund der gemachten Angaben begrenzt ist. So ist es in der Prüfung möglich, bei rechnerischen Fehlern im Sinne der Antragstellenden  Korrekturen vornehmen zu können. Ebenso ermöglicht dies bei Festbeträgen eine Querfinanzierung sowie bei einer Fehlbedarfsfinanzierung im Rahmen der 20 %-Regelung einen ggf. erforderlichen Ausgleich zwischen den Kostenpositionen.

Die maximalen Fördersummen werden auf der Basis der tatsächlichen Durchführungsdaten im Verwendungsnachweis neu berechnet , damit die Antragstellenden und Prüfenden sehen, was max. gefördert und abgerechnet werden kann.

Wenn im Prüfprozess Korrekturen vorgenommen werden, wird der max. Förderbetrag  als Basis für die Prüfung der Belege ebenso aktualisiert. 

Muss jeder Beleg einzeln im Verwendungsnachweis hochgeladen werden?

Entweder werden alle Belege als einzelne Datei hochgeladen oder als Scan des kompletten Abrechnungsstapels bei einem beliebigen Beleg im Formular. Der Einzelupload ist nicht pro Beleg verpflichtend. Bitte bei Stapeldokumenten die Belege, Nachweise und Vermerke nummeriert und nach den Ausgabepositionen im Formular ordnen, damit sie bei der Prüfung entsprechend auf einen Blick zugeordnet werden können.

Kann ich mehrere Dateien pro Beleg hochladen?

Pro Beleg ist nur eine Datei möglich. Es gibt die Option, Belege mit 0 € anzulegen, um mehrere Dateien getrennt hochzuladen, wenn beispielsweise Honorarverträge oder Zahlungsnachweise getrennt von den Belegen vorliegen oder in der Buchhaltung alle Rechnungen einzeln digitalisiert werden.

Im Reiter Dokumente können beliebig viele Dokumente hochgeladen werden. Auch hier wäre es möglich, einen Vermerk zu einer Abrechnung hochzuladen.

Wo lade ich Zahlungsnachweise, Honorarverträge und Vermerke zu den Belegen hoch?

Die Zahlungsnachweise und Honorarverträge sowie Vergabevermerke und Vermerke zu Besonderheiten auf den Belegen gehören zu den entsprechenden Belegen und werden hinter diesen im gleichen Dokument hochgeladen.

Welche Dateiformate sind für einen Belegupload zulässig?

Die gängigen Dateiformate sind für den Upload zulässig. Wenn ein Typ nicht unterstützt wird, gibt Vero eine entsprechende Fehlermeldung aus.

Wie wird ein Verwendungsnachweis von der zeichnungsberechtigten Person unterschrieben?

Über die Aktionen wird beim Antrag das Unterschriftsblatt Verwendungsnachweis erzeugt über die Aktion „Erstellen: Unterschriftenblatt Verwendungsnachweis“. Dieses wird unterschrieben und eingescannt oder die Unterschrift im PDF digital eingefügt und bei den Dokumenten im Verwendungsnachweis hochgeladen.

Müssen beide vertretungsberechtigten Personen Dokumente in Vero unterzeichnen?

Wenn mehrere Personen in der Geschäftsführung vertretungsberechtigt sind, sind diese in der Datenbank hinterlegt und werden in den erzeugten Dokumenten übernommen. In der Regel sind sie jedoch einzeln zeichnungsbefugt und es reicht eine Unterschrift.

Ist eine nachträgliche Anpassung einer akzeptierten Abrechnung möglich, bspw. wenn irgendwo noch ein weiterer Beleg aufgetaucht ist?

Dazu müsste durch die Prüfer*innen der Prüfstatus zurückgesetzt werden, um eine erneute Bearbeitung zu ermöglichen. Nur die Prüfenden können Änderungen am bereits angenommenen Verwendungsnachweis verlangen. Ist der Verwendungsnachweis im Status vollständig, ist im Portal selbst keine Funktion vorgesehen, eine Überarbeitung zu beantragen. Hier müssen die Prüfenden im Einzelfall kontaktiert werden.

Kann eine Überarbeitung des Verwendungsnachweises angefordert werden, wenn sich dieser bereits in Prüfung befindet?

Bei den Anträgen gilt: Wird eine Überarbeitung angefordert wird das Ergebnis sowohl der inhaltlichen als auch der rechnerischen Prüfung zurückgesetzt. Das gilt analog für die Verwendungsnachweise. D. h. ist bspw. die Abrechnung nicht zufriedenstellend und es wird eine Überarbeitung durch die Prüfenden angefordert, wird ein möglicherweise vorhandenes Ergebnis der Sachberichtsprüfung zurückgesetzt. 

Kann ich einen Beleg im Nachhinein korrigieren?

Das Löschen von Belegen im Antragsportal ist jederzeit möglich, sofern die Bearbeitung im Antragsportal nicht gesperrt ist. Es gibt keine Aktion zum Zurückziehen eines einzelnen Beleges.

Schicken wir jetzt keine Dokumente für den Verwendungsnachweis mehr per Post an den Bundesarbeitskreis?

Alle Belege und Dokumente des Verwendungsnachweise werden digital übermittelt. Ebenso die Teilnehmendenlisten und eine Bestätigungsseite mit Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person über die Richtigkeit der Angaben und die richtlinienkonforme Mittelverwendung. 

Alle Originale sind in der Landesorganisation für den Fall einer Tiefenprüfung im Rahmen der im Weiterleitungsvertrag festgesetzten Fristen aufzubewahren und bei Bedarf vorzulegen. Die Originale sind gemäß Ziffer 6.5 der ANBest-P fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises des Bundesarbeitkreises am 30.6. des jeweiligen auf die Förderung folgenden Haushaltsjahres aufzubewahren, sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist.

Muss ich keine Zahlungsnachweise, Vergabevermerke und Honorarverträge mehr einreichen?

Doch! Zu einem vollständigen Beleg gehört die Rechnung, der Zahlungsnachweis, Honorarverträge bei Honoraren, ein Vergabevermerk gemäß der allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung und ggf. ein Vermerk über Besonderheiten auf dem Beleg. Diese Dokumente sind weiterhin erforderlich und werden zusammen hinter dem entsprechenden Beleg hochgeladen. 

Teilnehmendenliste

Wie kann ich die vorausgefüllte Teilnehmendenliste für eine Maßnahme herunterladen?

In Vero kann eine vorausgefüllte Teilnehmendenliste heruntergeladen werden, diese enthält die Angaben zur antragstellenden Organisation und zur entsprechenden Maßnahme und ist damit eindeutig zuzuordnen. Die Liste wird im Antrag über die Aktion „Erstellen: Teilnehmendenliste“ erzeugt.

Die vollständig im Seminar ausgefüllte Teilnehmendenliste wird unter Dokumente im Verwendungsnachweis hochgeladen.

Vorzeitiger Maßnahmenbeginn

Muss ich in Vero einen vorzeitigen Maßnahmenbeginn beantragen?

Der Bundesarbeitskreis beantragt generell einen vorzeitigen Maßnahmenbeginn für den Gesamtantrag. Das heißt, dass auch vor der Bewilligung anfallende Zahlungsverpflichtungen im Kalenderjahr der Bewilligung förderfähig sind. Wenn schon Zahlungsverpflichtungen im Vorjahr eingegangen werden sollen, ist dies dem Bundesarbeitskreis zu melden, da das dem Bundesverwaltungsamt mitgeteilt werden muss.

Evaluation (Vorschau)

Wo wird der zusammenfassende Fragebogen der Kursevaluationen eingegeben?

Im Förderportal wird das Formular über den Link im Aktionsmenü erreicht. Bestehende Werte werden in das Formular geladen. Das Laden bestehender Werte führt momentan dazu, dass beim initialen Laden des Formulars alle Zahlfelder auf 0 gesetzt sind, statt leer zu sein.

Können auch Teamende direkt im Seminar die zusammenfassenden Angaben der Kursevaluationen eingeben?

Die Eingabe der Evaluationsdaten ist für einen evaluierbaren Antrag ohne Anmeldung geschützt über einen zufällig generierten Token möglich. Dieser wird den Kursleitungen über die Teilnehmendenliste übermittelt. Mit dem Token ist nur eine einmalige Eingabe pro Kurs möglich. Der Token ist nur gültig, bis einmal das Formular gesendet wird. Vor dem Senden muss die Eingabe zum Senden bestätigt werden. Jeder förderfähige Kurs ist auch evaluierbar.

Wo sehe ich die Einträge der Teamenden zu den zusammenfassenden Fragebögen im Portal?

Im Förderportal werden über den Link im Aktionsmenü bestehende Werte in das Formular geladen.

Geplante Weiterentwicklungen (Vorschau)

Was bedeutet das Feld interner Bezeichner?

Der interne Bezeichner ist ein Freitextfeld in jedem Antrag, mit dem die Landesorganisationen eigene Kursnummerierungen, beispielsweise aus der eigenen Buchhaltung, vergeben können. Der interne Bezeichner wird auch in den Listen angezeigt. Damit lassen sich die Daten und Listen leichter vergleichen und zuordnen.

Können Daten aus Vero exportiert werden?

Es ist geplant, mit einem Drupal Modul Excel-Exportfunktion für die Antragslisten und Kurslisten zu ermöglichen. Ebenso ist geplant, Antragszusammenfassungen und Beleglisten zur Erzeugung als Aktionen bereitszustellen.

Können die Antragslisten sortiert werden?

Eine Sortier- und Suchfunktion bei den Listen ist geplant.

Wie kann ich in meiner Controlling Ansicht der Listen die Gesamtsumme der einzelnen Anträge sehen?

Summen in den Listen sind geplant.

Weiterleitungsvertrag

Wie erhalte ich den Weiterleitungsvertrag?

Der Weiterleitungsvertrag wird in Vero zum Download informativ bereitgestellt. Bei Aktualisierungen des zugeteilten Budgets oder neu bewilligten Maßnahmen kann dort der aktualisierte Anhang mit den Maßnahmen eingesehen werden.

Der Weiterleitungsvertrag wird bis auf Weiteres vom Bundesarbeitskreis postalisch in zweifacher Ausfertigung zur Unterschrift an die Landesorganisationen gesendet und muss auch postalisch zurückgesendet werden. Verträge sind nur mit Originalunterschriften gültig.

Eine Uploadfunktion für das gescannte Original ist geplant.

Offene Fragen

Wo bekomme ich weitere Hilfe?

Bei weiteren Fragen rund um das Förderportal hilft gerne das Förderteam beim Bundesarbeitskreis. Wir sind erreichbar über die E-Mail-Adresse vero@arbeitundleben.de.